Inleiding
Hierbij presenteren wij de tweede voortgangsrapportage 2020 van Duo+.
Deze rapportage is, voordat de jaarrekening 2020 van Duo+ opgesteld wordt, de laatste rapportage over 2020 en is voornamelijk financieel van aard. Dit betekent dat in deze rapportage ingegaan wordt op de financiële gevolgen van door het bestuur van Duo+ reeds genomen besluiten en autonome ontwikkelingen die van invloed zijn op het financiële resultaat van Duo+. Daarnaast wordt aandacht besteed aan een paar bedrijfsvoering onderdelen die effect kunnen hebben op de dienstverlening van Duo+. Los hiervan wordt in het kort ook nog even stilgestaan bij de recente ontwikkelingen binnen het Directieberaad.
Het is duidelijk dat de Coronacrisis veel impact heeft op Duo+. Er is veel tijd besteed aan crisisbeheersing. Dit heeft de bedrijfsvoering van Duo+ geraakt en daarmee ook de dienstverlening. Door de (extra) inzet van personeel van Duo+ voor de crisisbeheersing is minder tijd besteed aan de levering van de diensten en producten. Hierdoor zijn achterstanden ontstaan. Hoe groot de gevolgen hiervan zijn, is nog niet te overzien. Aan de hand van een inventarisatie zullen de teamleiders van Duo+ afspraken maken met de opdrachtgevers over het wegwerken van de achterstanden en het tempo waarin dat moet gebeuren. In deze rapportage worden tevens de kosten in beeld gebracht die binnen Duo+ gemaakt zijn voor het beheersen van de Coronacrisis.
Opvallend is de toename van de aanvragen van de gemeenten voor maatwerk. Met name bij de afdelingen Buurt en Burger is het aantal maatwerk aanvragen ten opzichte van voorgaande jaren aanzienlijk toegenomen. Als deze trend zich doorzet zal gekeken moeten worden naar een andere, strakkere vorm van administreren, bijvoorbeeld in de vorm van tijdschrijven. De accountant van Duo+ heeft aangegeven dat de maatwerkopgaven 1 op 1 verantwoord moeten worden en dat het belangrijk is dat de relatie tussen de gemaakte kosten en de geleverde prestatie goed herleidbaar is. Een andere mogelijkheid is dat Duo+ binnen de loonsom budgetten opneemt voor de maatwerkaanvragen in combinatie met het beschikbaar stellen van lumpsum bedragen.
Voor het rekeningjaar 2020 wordt het al heel moeilijk, zo niet onmogelijk, om al de maatwerkaanvragen op voor- en nacalculatie te administreren inclusief de prestatieverantwoording. Om onrechtmatigheden of onzekerheden bij de jaarrekening 2020 van Duo+ te voorkomen is de oplossing om voor het rekeningjaar 2020 de financiering van de maatwerkaanvragen als lumpsum financiering te beschouwen. Voor 2021 kan onderzocht worden in hoeverre de administratie zodanig ingericht kan worden dat een goede en adequate verantwoording van de maatwerkaanvragen mogelijk is.
In het bestuur van Duo+ is aandacht gevraagd voor de opzet van de voortgangsrapportage van Duo+. Tot op heden is de rapportage generiek van opzet. De afname van de producten en diensten is echter per gemeente verschillend. Met deze rapportage probeert Duo+ richting te geven aan deze wens. Hoewel deze voortgangsrapportage tot 1 begrotingswijziging leidt voor Duo+ is de toelichting wel gesplitst. In de toelichting op de financiële mutaties wordt voor de gemeente Diemen alleen ingegaan op de onderdelen Staf en Bedrijfsvoering en voor de gemeente Uithoorn en Ouder-Amstel komen daar de onderdelen Buurt en Burger bij.
De 2e begrotingswijziging 2020 van Duo+ in combinatie met de 2e voorgangsrapportage 2020 van Duo+ wordt om zienswijzen voorgelegd aan de raden van de DUO-gemeenten. Om de begrotingsrechtmatigheid van Duo+ te borgen moet de 2e begrotingswijziging 2020 van Duo+ voor 31 december 2020 door het bestuur van Duo+ vastgesteld zijn. Vandaar dat deze stukken al relatief vroeg in het jaar in procedure gebracht worden.